Combinar Correspondencia

¿Qué es la combinación de correspondencia?

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.
                                 

Paso 1 de 6: seleccione el tipo de documento

1. En el panel de tareas, bajo Seleccione el tipo de documento, haga clic en directorio.
2. Para continuar, haga clic en siguiente: inicie el documento.

Esto avanza al paso siguiente en el Asistente para combinar correspondencia y le ayuda a configurar el directorio.

Paso 2 de 6: seleccione el documento inicial

1. En Seleccione el documento inicial, verá las siguientes opciones:
   
   • Utilizar el documento actual: utilizar el documento actual en la pantalla como documento principal.
   • Iniciar desde una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de correo listos para usar.
   • Iniciar desde documento existente: abrir un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
   Haga clic en la opción que desee.
2. Para continuar, haga clic en siguiente: seleccione los destinatarios.

Paso 3 de 6: seleccione los destinatarios

Al abrir o crear un origen de datos mediante el Asistente para combinar correspondencia, está indicando a Word para que utilice un conjunto específico de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para adjuntar el documento principal al origen de datos.

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia , haga clic en utilizar una lista existente , bajo Seleccione los destinatarios.
2. En utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , seleccione el archivo que contiene la información variable que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Abrir.
   
   Nota: Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que pueda ordenar y modificar sus datos.
4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

        Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia , haga clic en Seleccionar de los contactos 
2. de Outlook, bajo Seleccione los destinatarios.
3. En Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en Elegir carpeta de contactos.
4. Seleccione la carpeta Contactos de Outlook que desee en el cuadro de diálogo Seleccionar contactos carpeta . Haga clic en Aceptar.
   
   Nota: Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que pueda ordenar y modificar sus datos.
5. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Paso 4 de 6: organizar el directorio

Para configurar el directorio, siga estos pasos:

1. Escriba cualquier texto o agregue la imagen de gráficos que desee que se repita en cada elemento en el directorio. Por ejemplo, incluya etiquetas como:
   Nombre:
   Dirección:
   Número de teléfono:
2. Agregue los campos de datos que corresponden a cada etiqueta, o agregue los campos de datos que son necesarios en el directorio.
3. Cuando haya terminado de organizar su directorio, haga clic en siguiente: Obtenga una vista previa de su directorio para obtener una vista previa de los resultados.

Paso 5 de 6: obtener una vista previa de su directorio

Después de obtener una vista previa de su directorio y realizar los cambios necesarios, haga clic en siguiente: Complete la combinación para continuar.

Paso 6 de 6: completar la combinación

Para combinar el directorio, siga estos pasos:

1. Haga clic en nuevo documento.
2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Combinar en nuevo documento , especifique los registros que desea combinar.
3. Haga clic en Aceptar para combinar los registros